Digitaler Eingang für Lieferantenrechnungen

Um unsere internen Prozesse bei Hellmann für Sie noch effizienter und transparenter zu gestalten, regeln wir den Ablauf für die Erfassung, die Archivierung und den Durchlauf von Eingangsrechnungen von unseren Lieferant*innen neu.

Wir digitalisieren unsere Prozesse für Sie

Zukünftig werden alle Eingangsrechnungen ausschließlich digital erfasst, archiviert und kontiert. Im Anschluss daran wird die Kostenrechnung innerhalb des komplett digitalisierten Prozesses direkt an die verantwortlichen Hellmann-Mitarbeiter*innen zur Prüfung, Genehmigung bzw. zur Freigabe der Zahlung weitergeleitet.

Um zukünftig die fließende Bearbeitung und damit fristgerechte Zahlung Ihrer Belege zu gewährleisten, benötigen wir Ihre Unterstützung. Bitte berücksichtigen Sie in Zukunft unbedingt folgende Punkte:

Downloads

Musterrechnung DE

Muster-E-Mail DE

Product Codes

Was Sie beachten sollten:

Ihre Rechnungen können ab dem o.a. Datum nur noch digital als E-Mail an die Adresse incoming.invoices.de@hellmann.com akzeptiert werden.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen papiergebundene Rechnungen wieder zurückschicken müssen.

Wir möchten Sie bitten, diese E-Mail-Adresse ausschließlich für den Versand von Rechnungen zu nutzen. Auf anderweitige E-Mails wie Anfragen, Infoschreiben o. Ä. können wir nicht reagieren.

Bitte schreiben Sie uns für jede Rechnung eine separate E-Mail und hängen Sie die Rechnung ausschließlich im PDF-Format an.

Anhänge zur Rechnung können Sie als Teil der PDF-Datei der Rechnung inkludieren. Sollten für die Auftragsabwicklung und -abrechnung abweichend Dokumente im Original / Papierform benötigt werden, wird Ihnen dies im Zuge der Auftragserteilung bzw. in einer separaten Kommunikation explizit mitgeteilt. Wir behalten uns vor, Dokumente im Original bis zu einem halben Jahr nach Auftragsdurchführung nachträglich bei Ihnen anzufordern.

Bitte beachten Sie, dass zollrelevante Dokumente, wie z.B. gestempelte Versandscheine, ATR, Euro 1, EUR 1, Warenrechnungen mit Originalunterschrift oder Ursprungszeugnisse nicht digital eingereicht werden können. Diese sind immer im Original in Papierform an Hellmann zu schicken.

Die Betreff-Zeile der E-Mail ist nach folgendem Format aufzubauen:
Lieferantenname - Rechnungsnummer - Rechnungsdatum

Bitte verzichten Sie auf weitere Angaben in der Betreffzeile. Dadurch unterstützen Sie die schnelle Verarbeitung Ihrer Rechnung und den Auszahlungsprozess.

Es ist notwendig, dass die Rechnung eine Angabe zur Niederlassung / Branch und zum Produkt enthält.

Im Idealfall berücksichtigen Sie unsere Niederlassung bereits in der Rechnungsadresse. Sollte das nicht möglich sein, platzieren Sie die Niederlassung / Branch bitte im Teil des Rechnungskopfes als alleinstehende Information.

Bitte platzieren Sie den Produkt-Code aus der angehängten Tabelle im Rechnungskopf als alleinstehende Information.

Bitte nehmen Sie den richtigen Produktcode als eigenständige Information in Ihren Rechnungskopf auf. Unsere Liste der Produktcodes sowie eine nützliche Muster-E-Mail und eine Beispielrechnung finden Sie in der rechten Spalte als Download.

Danke, dass Sie unseren neuen Prozess unterstützen!

Mit dem neuen Prozesses stellen wir gemeinsam sicher, dass Ihre Belege in kürzester Zeit bearbeitet und termingerecht zur Zahlung angewiesen werden. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis, Ihr Vertrauen in unseren neuen Prozess und Ihre aktive Unterstützung und freuen uns auf die digitale Zusammenarbeit mit Ihnen.

Sollten Sie Fragen zu der neuen Abwicklung haben, wenden Sie sich bitte an unser FSO-Team unter fso@hellmann.com.